Så väljer du rätt bokningssystem för din restaurang

De flesta bokningssystem säljs in på funktioner: påminnelser, statistik, integrationer. Men innan du tittar på något av det behöver du svara på en enda fråga: räknar systemet kapacitet per bord eller per plats?

Bord eller platser

Ett system som bokar per bord fungerar bra om din lokal har fasta, namngivna bord som aldrig flyttas. Problemet är att de flesta restauranger inte ser ut så. Ett sällskap på tre kan sitta vid ett bord för fyra, två mindre sällskap kan slås ihop, och en lugn tisdag kan du möblera om helt. Ett system som istället räknar total platskapacitet per tidslucka speglar hur restauranger faktiskt drivs, och gör att du slipper tacka nej till bokningar bara för att "rätt" bord råkar vara upptaget på pappret.

Vad som faktiskt spelar roll

Fråga dig själv vad som händer när en gäst bokar en tid som redan är fullbokad. Ett bra system säger nej direkt, innan bokningen ens skapas, istället för att du upptäcker dubbelbokningen när gästen redan står i dörren. Fråga också hur avbokningar hanteras. En gäst som ångrar sig ska kunna avboka själv via en länk i bekräftelsemejlet, utan att behöva ringa och utan att du behöver leta upp bokningen manuellt.

Öppettider och undantag

Din restaurang har sannolikt andra öppettider för lunch än för middag, kanske stängt en dag i veckan, och enstaka datum då ni är fullbokade av annan anledning, till exempel en privat tillställning. Systemet bör låta dig sätta upp återkommande öppettider en gång och sedan lägga till enskilda undantag när det behövs, utan att du måste bygga om hela schemat varje gång något avviker.

Vad du inte behöver

Det är lätt att bli lockad av system med många extra funktioner: kundklubbar, marknadsföringsverktyg, avancerad statistik. Om du precis har börjat digitalisera bordsbokningen är det sällan där värdet ligger först. Det som faktiskt sparar tid dag för dag är att gäster kan boka själva dygnet runt, att du slipper föra en bok för hand, och att du snabbt kan se vem som kommer när. Börja där, och lägg till mer när du faktiskt märker att du saknar det.