Så väljer du rätt bokningssystem för din restaurang

De flesta bokningssystem säljs in på funktioner: påminnelser, statistik, integrationer. Men innan du tittar på något av det behöver du svara på en enda fråga: räknar systemet kapacitet per bord eller per plats?

Bord eller platser

Ett system som bokar per bord fungerar bra om din lokal har fasta, namngivna bord som aldrig flyttas. Problemet är att de flesta restauranger inte ser ut så. Ett sällskap på tre kan sitta vid ett bord för fyra, två mindre sällskap kan slås ihop, och en lugn tisdag kan du möblera om helt. Ett system som istället räknar total platskapacitet per tidslucka speglar hur restauranger faktiskt drivs, och gör att du slipper tacka nej till bokningar bara för att "rätt" bord råkar vara upptaget på pappret.

Ett konkret exempel: du har 40 platser och vill ta emot högst 24 gäster som anländer inom samma halvtimme, så att köket hinner med. Med platskapacitet ställer du in just det, och systemet summerar sällskapen automatiskt. Med bordsbokning måste du i stället bygga en digital bordskarta och hålla den uppdaterad varje gång du flyttar ett bord.

Hur länge sitter en gäst

Nästa fråga är hur systemet räknar sittningstid. En lunchgäst sitter kanske en timme, en middagsgäst två och ett större sällskap ännu längre. Om systemet tror att alla sitter lika länge blir det antingen överbokat på kvällen eller halvtomt i onödan på lunchen.

Fråga därför om du kan sätta en standardlängd för en bokning och om den går att anpassa. Det är också värt att fundera på om du vill ha fasta sittningar, till exempel 17.30 och 20.00, eller löpande tider var kvart. Fasta sittningar ger förutsägbarhet i köket, löpande tider ger fler bokningar totalt. Ett bra system låter dig välja.

Vad som faktiskt spelar roll

Fråga dig själv vad som händer när en gäst bokar en tid som redan är fullbokad. Ett bra system säger nej direkt, innan bokningen ens skapas, istället för att du upptäcker dubbelbokningen när gästen redan står i dörren. Fråga också hur avbokningar hanteras. En gäst som ångrar sig ska kunna avboka själv via en länk i bekräftelsemejlet, utan att behöva ringa och utan att du behöver leta upp bokningen manuellt.

Bekräftelsen i sig är viktigare än man tror. En gäst som får ett mejl med datum, tid och antal personer, gärna med en kalenderfil att lägga in i telefonen, glömmer mer sällan bort sin bokning. Det minskar antalet gäster som aldrig dyker upp, utan att du behöver ringa runt.

Öppettider och undantag

Din restaurang har sannolikt andra öppettider för lunch än för middag, kanske stängt en dag i veckan, och enstaka datum då ni är fullbokade av annan anledning, till exempel en privat tillställning. Systemet bör låta dig sätta upp återkommande öppettider en gång och sedan lägga till enskilda undantag när det behövs, utan att du måste bygga om hela schemat varje gång något avviker.

Tänk också på helgdagar och semesterstängning. Midsommar, jul och nyår ska gå att stänga i förväg, så att ingen hinner boka ett bord en dag då köket är stängt.

Avgifter per gäst eller fast pris

Många bokningssystem för restauranger tar betalt per bokad gäst eller per bokning, ibland i kombination med en månadsavgift. Det kan låta litet per styck, men räkna på en vanlig månad. Med några hundra bokade gäster blir det snabbt en kostnad i nivå med en extra personal några timmar.

Kontrollera också om du betalar för bokningar som kommer via din egen hemsida, eller bara för dem som kommer via systemets egen app eller marknadsplats. Det är skillnad på att betala för nya gäster du annars inte hade fått och att betala för stamgäster som ändå hade bokat.

Bokningen ska finnas där gästen redan är

Den bästa bokningsknappen är den som syns där gästen redan tittar. Det betyder på din egen hemsida, högt upp och bredvid menyn, och i din Google Företagsprofil. En gäst som har bestämt sig för att äta hos dig ska inte behöva ladda ner en app eller skapa ett konto för att boka ett bord.

Det är också därför det är värt att ha bokningen inbyggd i hemsidan i stället för som en extern länk. Gästen stannar kvar i samma miljö, med din logga och dina bilder, och slipper undra om det verkligen är rätt restaurang hen bokar hos.

Beställning för avhämtning

Om du säljer mat för avhämtning är det värt att fundera på det samtidigt. Gäster som ringer in beställningar under lunchrusningen tar tid från personalen, och det är lätt att höra fel. En enkel beställningsfunktion på hemsidan, där gästen väljer från menyn och ser när maten är klar, avlastar både telefon och kassa. Har du bordsbokning och beställning i samma lösning slipper du dessutom hålla menyn uppdaterad på två ställen.

Vad du inte behöver

Det är lätt att bli lockad av system med många extra funktioner: kundklubbar, marknadsföringsverktyg, avancerad statistik. Om du precis har börjat digitalisera bordsbokningen är det sällan där värdet ligger först. Det som faktiskt sparar tid dag för dag är att gäster kan boka själva dygnet runt, att du slipper föra en bok för hand, och att du snabbt kan se vem som kommer när. Börja där, och lägg till mer när du faktiskt märker att du saknar det.

En kort checklista

Innan du bestämmer dig, kontrollera att systemet räknar platser och inte bara bord, att det stoppar överbokningar automatiskt, att gästen får en bekräftelse med möjlighet att avboka själv, att du kan sätta olika öppettider och stänga enskilda datum, och att du förstår vad det kostar en vanlig månad. Klarar systemet de punkterna täcker det det mesta en restaurang behöver.